Digitales Shopfloor Management: die Zukunft optimaler Prozesse

1. Was ist digitales Shopfloor Management?

Digitales Shopfloor Management (dSFM) lässt sich mit nachfolgendem Satz ganz gut beschreiben:

„Die Methode bzw. das Führungsframework des Shopfloor Management bleibt im dSFM gleich, allerdings ändern sich die Instrumente für SFM - sie werden digitalisiert bzw. digital unterstützt.“

Die Digitalisierung der Instrumente unterstützt die Methode und damit die handelnden Führungskräfte sowie Mitarbeiter massiv. Die Effizienz in der Anwendung von SFM wird nicht mehr nur lokal, sondern in verteilten bzw. globalen Wertschöpfungsketten gefördert - auch über die Produktion hinaus. Ziel ist es, Prozesse mit Hilfe von SFM und der Digitalisierung weiter zu optimieren.

An dieser Stelle ist wichtig zu betonen: 

• Führung lässt sich durch eine Software nicht ersetzen! D.h. der Einsatz von Software allein ohne die zugrunde liegende Methode bringt i.d.R. nicht den vollen Erfolg. 
• Die Methode sollte durch die handelnden Führungskräfte und Mitarbeiter spätestens mit der Einführung der Software erlernt und verinnerlicht werden. 

Anhand der nachfolgenden Grafik lässt sich erklären, was digitales SFM ausmacht und wo die Unterschiede zum klassischen, analogen Shopfloor Management liegen.

Quelle: Staufen.ValueStreamer GmbH 

Der rein methodische Teil bzw. das Führungsframework von Shopfloor Management bleibt unverändert, nämlich (vgl. obere Teil der Abbildung): 

• das permanente Verbessern des Arbeitssystems durch Arbeiten im System
• das permanente Verbessern der Kultur im Arbeitssystem durch Arbeiten am System

Das heißt auch, dass die klassischen Stehungen bzw. die Morgenrunden von dSFM abgelöst werden.
Konkret bedeutet das, dass die gemeinsamen Präsenztreffen an den jeweils beteiligten Standorten bestehen bleiben, jedoch vor dem digitalen Board stattfinden.

Was sich dabei jedoch entscheidend verändert, ist der gezielte Einsatz von Software zur Digitalisierung der Instrumente und zur Unterstützung des Verhaltens.

1. SFM-Instrumente digital unterstützt

2. Unterstützung des Verhalten

...zur Schaffung von Verbindlichkeit in der Führung.

• Planung von Gemba-Walks oder Genchi Gembutsu unterstützen, damit z.B. Lernsituationen zwischen Mitarbeitern und Führungskräfte möglich werden.
• Durchführung von Gemba-Walks zur Analyse der Quelle von Störungen und Abweichungen mit Realitätsbezug auch über Distanz mit mobilen Geräten wie bspw. Tablets oder Smartphones möglich.
• Rückmeldungen zu vereinbaren und am Dashboard in Echtzeit nachverfolgen. 
  
  

2. Welches ist der Nutzen von digitalem Shopfloor Management?

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass digitales Shopfloor Management dazu beiträgt, die Effizienz, Qualität, Flexibilität und Agilität in Arbeitssystemen (Produktion, Logistik oder auch in indirekten Bereichen) weiter zu verbessern.

Dies kann zu erfolgsentscheidenden Wettbewerbsvorteilen für Unternehmen führen - von deutlich erhöhter Kundenzufriedenheit bis hin zu Kostenvorteilen. 

Der Nutzen, den dSFM stiftet, resultiert aus der Erweiterung der Vorteile des klassischen Shopfloor Management um die Vorteile der Digitalisierung. Dies ermöglicht es Organisationen, Daten einfacher zu erfassen, zu verarbeiten und bereitzustellen.

• Automatisierung der Datenverarbeitung ohne Medienbrüche → Abgabe manueller, fehleranfälliger Arbeiten an die Software 
• Aggregation von KPIs in der Kaskade → Abgabe repetitiver Arbeiten an die Software 
• Erzeugung von Informationen aus Daten → durch integrierte Analysen, Auswertungen, Trends 
• Echtzeit-Verfügbarkeit und Nutzung von Daten weltweit
• digitale Visualisierung → Bildschirme statt Papierboards 
  
  

Dies führt dazu, dass Organisationen eine bessere Kontrolle über ihre Prozesse, eine schnellere Reaktion auf Veränderungen und eine kontinuierliche Verbesserung der Effizienz sowie Qualität der Arbeitssysteme erzielen. Zudem werden diese dazu befähigt, schnellere, bessere sowie faktenbasierte Entscheidungen treffen zu können.

Besonders vorteilhaft ist dies im Kontext global ausgeprägter Arbeitssysteme, da hier das konventionelle oder analoge Shopfloor Management deutlich an seine Grenzen stößt. Kollaboration erfolgt zunehmend standortübergreifend und immer mehr in Netzwerken. Die Übermittlung einer Sammlung analoger Daten (z.B. auf dem Papierboard) in einen anderen Standort ist schlichtweg nicht möglich. 

3. Gründe für die Digitalisierung von Shopfloor Management

Warum sollte man Shopfloor Management digitalisieren?

Um diese Frage zu beantworten, wird zunächst einmal von der klassischen Anwendung von SFM im operativen Bereich ausgegangen (z.B. Produktion, Montage, Supply Chain Management, Logistik, etc.).
In diesem Zusammenhang ergeben sich folgende Gründe für die Digitalisierung:

Erweitert man den Fokus über die operativen Bereiche hinaus, auf die Prozesse und Linienfunktionen des gesamten Unternehmens, ergeben sich weitere, sehr lohnende Nutzenaspekte aus dem sogenannten "Office Floor Management":

• Klassisches bzw. analoges SFM stößt an seine Grenzen, da mit analogen Daten eine globale Transparenz nicht herstellbar ist und somit ein global wirkendes Arbeitssystem oder Netzwerk nicht zentral steuerbar ist.
  
  
• Verbesserung der Zusammenarbeit durch eine SFM-basierte Kollaborationssteuerung im Aufgabenmanagement, die zu einer höheren Zuverlässigkeit in der cross-funktionalen Teamarbeit führt.
  
  

Digitales Shopfloor Management führt in den Office Bereichen zu: 

• deutlichen Reduzierungen von Durchlaufzeiten und  
• einem höheren Projektdurchsatz mit gleicher Mannschaft durch Effizienzsteigerungen à Fixkostendegression
• Gleichzeitig hohe Termintreue und Zuverlässigkeit 
• einhergehend mit Vermeidung von empfindlichen Pönalen gerade im Maschinen- und Anlagenbau 

Zudem trägt dSFM zur Erhöhung der Robustheit und Resilienz von Arbeitssystem vor dem Hintergrund eines immer höher werdenden Anpassungsbedarfes von Organisationen an ihre Umwelt bei.

4. Vorteile von digitalem SHopfloor Management

1. Steigerung der Effizienz

• Schnelle Datenerfassung, -verarbeitung und-analysen von Prozessdaten ermöglicht es, Engpässe zu identifizieren. Durch die gezielte Optimierung von Prozessen können Organisationen ihre Produktivität und Effizienz steigern, indem sie unnötige Stillstandszeiten reduzieren.
  Die Störungsfreiheit wird gewährleistet, Beschäftigungsverluste werden vermieden.
• Datenverarbeitung & -bereitstellung/-visualisierung in Echtzeit ermöglicht es Führungskräften, den Prozessstatus, die Prozessleistung sowie andere relevante Kennzahlen kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf schnell einzugreifen, um:
  
  • Engpässe oder Probleme zu lösen. 
  • zeitnahe Reduktion von Fehlerquoten und Non-Qualitätskosten (Ausschuss, Nacharbeit) zu ermöglichen 
    
    
    

2. Reduzierung von Prozesslaufzeiten

• Schnellere und fundiertere Entscheidungen auf Basis einer sehr guten Transparenz.
• Beschleunigte Abläufe durch bessere Ressourcennutzung.

3. Kontinuierliche Verbesserung

• Die Datenerfassung ermöglicht es, Schwachstellen zu erkennen und gezielte KVP-Maßnahmen/-Projekte zur Optimierung der Arbeitssystem dSFM-gestützt (über KVP-Prozessboards) umzusetzen. 
• Zusammenarbeit über Standorte hinweg sind ebenfalls möglich und damit werden Verbesserungen auch weltweit geteilt und wirksam.  

4. Steigerung der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit 

• Digitales Shopfloor Management ermöglicht es, auf Änderungen in der Nachfrage oder im Prozessabläufen schnell zu reagieren. 
  
  
• Die Flexibilität des Systems unterstützt die Anpassung an neue Anforderungen:
  
  • • Verhinderung von Engpässen durch die Möglichkeit eines weltweiten Ressource-Balancing (z.B. in Entwicklungsprozessen) und ermöglicht eine Durchsatzerhöhung von Projekten bei gleicher Mannschaft (Fixkostendegression) 
    • Schnellere Marktverfügbarkeit aufgrund reduzierter Durchlaufzeiten und beschleunigter Abläufe

5. Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation

• Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Daten auf digitalen Dashboards wird die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der Führungsebene verbessert.
  
  
• Informationen über den aktuellen Prozessstatus werden leicht zugänglich, was zu einer besseren Zusammenarbeit und Abstimmung führt. 
  
  
  

6. Einfachere Dokumentation und Nachverfolgbarkeit

• Alle Schritte und Aktivitäten auf dem Shopfloor können digital erfasst werden, was zu einer besseren Nachverfolgbarkeit von Produktionsprozessen und -historien führt. 

5. Die Grundlage für digitales Shopfloor Management schaffen - 

in 3 Schritten

1. Schaffen Sie Management-Attention
Stellen Sie Management-Attention beim vom ranghöchsten Manager in der SFM-Kaskade her. Dieser ist Sponsor für das dSFM-Projekt und muss davon überzeugt sein.

2. Schaffen Sie eine einheitliche Basis zum Verständnis der SFM-Methodik
Stellen Sie sicher, dass sich alle Beteiligten auf dem gleichen Level in Bezug auf das Verständnis für und die Anwendung von der SFM-Methodik befinden.
Dies erreichen Sie, indem Sie die nachfolgenden fünf Schritte umsetzen:

• Sicherstellung eines einheitlichen Methoden-Verständnisses
  Schaffen Sie mit Hilfe von Trainings ein einheitliches, gemeinsames Verständnis für die Methodik. Die Implementierung einer Software für digitales Shopfloor Management ohne Methodenverständnis bringt keinen Erfolg.
  
  
• Definition von Board-Standards
  Konzipieren und definieren Sie Board-Standards für KPIs, Listen & Ansichten je Team, um mit Standards die Vergleichbarkeit zu erhöhen.
  
  
• Definition von Kennzahlen-Standards
  Standardisieren Sie die KPIs und deren Berechnung. Schaffen Sie Klarheit bei allen Beteiligten, wie die Kennzahlen berechnet werden und in welchen vorhandenen Systemen die zugehörigen (Basis-) Daten bereitstehen.
  
  
• Anwendung der Methode in einem Pilotbereich
  Stellen Sie einen gemeinsamen Reifegrad in der Methodenanwendung innerhalb eines Pilotbereichs her. Die Anwendungserfahrung der Methodik ist notwendig für dSFM – die Methode muss spätestens mit der Software eingeführt werden.
  
  
• Orientierung des Board-Designs an Papier-Shopfloor Management Methode – falls vorhanden
  Wird papierbasiertes Shopfloor Management bereits gelebt, sollte sich das Design der digitalen Boards an dem bestehenden Design orientieren – ansonsten ist ggf. mit einer Resistenz der Mitarbeiter zu rechnen.
  Hinweis: ein Papier-SFM ist nicht notwendig als Basis für die Einführung von dSFM; man kann auch direkt digital beginnen.
  
  
• Pilothafte Installation und Testphase der Software für digitales SFM

3. Legen Sie das Projektteam, Rollen & die Kommunikation im Projekt fest
Zuletzt müssen Rollen verteilt und alle Stakeholder informiert werden.

• Key-User definieren
  Definieren Sie die zentral verantwortlichen Personen, die für die Administration des SFM-Systems zuständig ist (Key User). Dies gilt auch über das Einführungsprojekt hinaus.
  
  
  
• Rollen mit AKV klären
  Klären Sie in den verschiedenen Bereichen die Rollen mit AKV (Aufgaben – Kompetenzen – Verantwortung), um das Vorlagenmanagement für die Prozesse (Produktentstehung, Auftragsabwicklung) abzusichern. Dies gilt auch über das Einführungsprojekt hinaus.
  
  
• Kommunikation mit der IT
  Stimmen Sie sich rechtzeitig mit der IT ab und klären Themen wie Anbindungen, Single Sign On, Infrastruktur/Hardware usw. 
  
  
• Kommunikation mit dem Betriebsrat
  Binden Sie den Betriebsrat rechtzeitig in Ihr Vorhaben ein und informieren diesen entsprechend.
  
  
• Kommunikation mit den Mitarbeitern
  Kommunizieren Sie ständig mit den beteiligten Mitarbeitern, um die Angst vor dem Eindruck einer permanenten Kontrolle zu nehmen.
  Hinweis: (d)SFM dient nur der Verbesserung des Arbeitssystems!
  
  
  
• User-Schulungen
  Beachten Sie, dass zwischen den User-Schulungen und dem Go Live möglichst wenig Zeit vergehen sollte; idealerweise wird das System im Kontext der Schulung konfiguriert und live geschaltet. 

6. Digitales Shopfloor Management mit Office 365 – funktioniert das?

Digitale Eigenlösungen mit Tools wie Office 365, Excel Shopfloor Boards oder andere No-code bzw. Low-code-Lösungen sowie mit BI-Tools begegnen uns immer wieder in der Beratungs- und Implementierungspraxis.

Wir haben großen Respekt für die Ideen, die Arbeit und die Anstrengungen, die teilweise in diesen Lösungen stecken und welche Dinge dabei zum Teil möglich sind.

Bei einem Vergleich dieser Eigenlösungen mit den marktgängigen digitalen Shopfloor Management Tools fällt auf, dass die Haken dabei jedoch nicht zu unterschätzen sind:

1. Kritische Administrierbarkeit und Pflege hängt bei solchen Eigenlösungen i.d.R. von einzelnen bis wenigen Mitarbeitern ab; das kann sehr labile Situationen auslösen. Ist der Mitarbeiter nicht (mehr) verfügbar, fällt ein Kartenhaus zusammen und es kommt nicht selten vor, dass hier komplette Neuanfänge erforderlich sind, da keiner mehr das Tool pflegen/ hosten kann.
   
   
   
2. Schlechte Multi-User-Fähigkeit; wird eine Excel- oder andere Office-Datei von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet, führt dies häufig zu defekten und nicht mehr konsistenten Dateien, bis hin zum Datenverlust.
   
   
   
3. Deploybarkeit und Durchgängigkeit in der gesamten Organisation stößt an Grenzen, auch bei der Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz.
   
   
   
4. Last but not least begegnen uns häufig dSFM-Tools, die keine sind.
   Transparenz-schaffende Tools, wie BI- oder Processmining-Tools u.ä. sind noch lange kein SFM-Tool, denn: 
    
   • • Transparenz erzeugen ist maximal 20-25% des Funktionsumfangs eines SFM-Tools. 
       
       
     • Shopfloor Management Tools beginnen an der Stelle, an der Daten aufbereitet zur Verfügung stehen und genutzt werden können, um eine Arbeitssystem über ein integriertes Abweichungsmanagement und kontinuierliche Verbesserung konsequent, permanent und systemgestützt zu verbessern. 

Aus den genannten Gründen würden in diesem Kontext die Verbindung von SFM-Tools mit BI und/oder Processmining-Tools perfekte Synergien schaffen.