Operational Excellence: Definition, Methoden, Umsetzung

1. Was ist Operational Excellence?

Operational Excellence (OPEX) ist ein ganzheitlicher, strategischer Managementansatz, der darauf abzielt, die Gesamtleistung eines Unternehmens kontinuierlich in Richtung Spitzenleistungen in Effizienz, Qualität, Kundenzufriedenheit und Prozessen zu verbessern.

Dies wird erreicht, indem Prozesse, Strukturen, Methoden, etc. entlang der Wertschöpfungskette permanent optimiert, Verschwendung reduziert und die Zusammenarbeit in der Organisation gefördert wird.

Das Ergebnis sind exzellente Prozesse, die robust und anpassungsfähig sind. Diese steigern die Produktivität, senken Kosten und tragen dazu bei, wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristigen Unternehmenserfolg zu erzielen.

Bereiche, die Operational Excellence umfasst; Quelle: Staufen.ValueStreamer GmbH 

2. Mit welchen Methoden kann OpEX erreicht werden? 

Zur Erreichung von Operational Excellence können viele unterschiedliche Methoden und Ansätze beitragen. Dazu gehören unter anderem Lean Management, KVP, Six Sigma, Total Quality Management, Kaizen oder agile Methoden.
Bei der Umsetzung kann somit auf einen großen Methodenkoffer zurückgegriffen werden. Die wichtigsten sind:

Lean Management

Lean Management ist eine Management Philosophie, die darauf abzielt, Verschwendung in Prozessen zu minimieren, indem nicht-wertschöpfende Aktivitäten eliminiert werden. Dazu gehören Prinzipien wie kontinuierliche Verbesserung, Just-in-Time-Produktion und Fehlervermeidung. 

Kontinuierlicher VErbesserungsprozess (KVP)

KVP wird meist im Kontext von Lean Management erwähnt/angewandt und ist generell ein wesentlicher Grundsatz der operativen Exzellenz. Dabei werden Mitarbeiter auf allen Ebenen dazu ermutigt, kontinuierlich nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen zu suchen. Der Unterschied zwischen KVP und operativer Exzellenz besteht darin, dass KVP sich lediglich den Prozessen widmet. Operational Excellence bezieht sich auf das gesamte Unternehmen.

SIX SIGMA

Six Sigma ist eine datengetriebene statistische Methodik. Ziel ist es, die Qualität von Prozessen zu verbessern, indem Variationen reduziert werden. Six Sigma konzentriert sich dabei auf die Identifizierung und Beseitigung von Defekten sowie unerwünschten Abweichungen. 

Total Quality Management (TQM)

TQM ist ein umfassender Ansatz zur Verbesserung der Qualität und Leistung. Dabei wird die gesamte Organisation mit Abläufen, Produkten und Dienstleistungen in den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einbezogen.

agile Methoden

Agile Methoden gewinnen in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung - auch über die reine Anwendung in der Softwareentwicklung hinaus.
Zudem gewinnt Agilität auch in anderen Bereichen, außerhalb der Entwicklung, erheblich an Bedeutung. Agilität ist mehr als eine Sammlung von Methoden. Sie ist vielmehr ein Mindset und eine Haltung als Bestandteil von Unternehmenskulturen, das iterative Entwicklung, enge Zusammenarbeit, Selbststeuerung und schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen stark unterstützt. 

Die Methoden und Ansätze wirken auf den ersten Blick sehr ähnlich; auch in der Praxis gibt es häufig Überschneidungen. Teilweise werden jedoch unterschiedliche OPEX-Standards angewandt, die sich in konkrete Handlungen, Abläufe und Instrumente herunterbrechen lassen. Diese variieren je nach Branche, Unternehmensgröße und Ziele. Letztlich haben alle eines gemeinsam: Spitzenleistungen durch Prozessoptimierung zu erreichen.

3. Warum ist Operative Exzellenz so wichtig für Unternehmen?

Vor allem in den vergangenen Jahren haben sich die Märkte im Rahmen der Globalisierung verändert. Organisationen haben eine viel größere Anzahl an Wettbewerbern. Es ist nicht mehr ausreichend, nur gute Produkte oder Dienstleistungen zu vertreiben. Um unter diesen Umständen wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen die aktuelle Situation täglich hinterfragen, was noch besser gemacht werden kann. Operational Excellence dient dazu, das gesamte Potenzial eines Unternehmens zum Vorschein zu bringen.

6 Gründe, wieso sie mit OPEX starten sollten

1. Steigerung der Effizienz

Durch die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung (Muda), Engpässen und ineffizienten Abläufen strebt eine Organisation nach optimaler Nutzung von Ressourcen, Zeit und Energie. 

2. Verkürzung der Durchlaufzeiten

Durch Vermeidung von Engpässen und Verschwendung in den Prozessen können mit Hilfe smarter Kollaborationsansätzen (wie z.B. „Performance-U“) die Durchlaufzeit bei den Prozessen erheblich reduziert werden. Gleichzeitig wird der Durchsatz an Projekten/Aufgaben bei gleicher „Mannschaft“ gesteigert. 

3. Erhöhung der Rentabilität

Durch den breiten Ansatz zur Reduzierung von Verschwendung und ineffizienten Praktiken können Unternehmen ihre Kosten senken und die Rentabilität steigern. Beispiele hierfür sind:

• Qualitäts-/Non-Qualitätskosten:
  hier zielt der kontinuierliche Verbesserungsansatz darauf ab, die Produkt-/ Dienstleistungsqualität zu steigern und Defekte oder Fehler zu minimieren. 

• Steigerung der Produktivität:
  fokussiert wird das Vermeiden von Verschwendung in Abläufen sowie in der Zusammenarbeit an den Schnittstellen.

• Steigerung der Nachhaltigkeit:
  fokussiert die Optimierung im Energieverbrauch und damit des CO2-Footprints.

• Degression von Fixkosten:
  fokussiert eine smarte Kollaboration insbesondere in cross-funktionalen Prozessen. Neben einer Durchlaufzeitreduzierung von Prozessen wird auch die Durchsatzsteigerung von Projekten & Aufgaben bei gleicher Organisationsgröße gefördert.
  
  

4. Erhöhung der Kundenzufriedenheit

Die Ausrichtung auf die Erfüllung der Kundenbedürfnisse sowie die zugehörigen Prozesse, um Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, stehen im Mittelpunkt.

5. Erhöhung der Flexibilität & Anpassungsfähigkeit

Unternehmen mit operativer Exzellenz haben als Grundlage die Prinzipien des Lean Management eingeführt und umgesetzt. Darauf aufbauend ermöglicht Agilität diesen Unternehmen und ihren exzellenten Prozessen sich schnell an sich ändernde Marktbedingungen & Kundenanforderungen anzupassen. 

6. Erhöhung der MItarbeitermotivation

Die Einbindung der Mitarbeiter auf allen Ebenen in den kontinuierlichen Verbesserungs-prozess kann zu einer positiven Arbeitskultur, einem höheren Engagement und zu Verbesserungsbeiträgen in der Breite der Mitarbeiterschaft führen. 

4. Anleitung - so erreichen SIe operative eXzellenz

Operational Excellence ist keine einmalige Anstrengung.
Vielmehr handelt es sich um eine Grundhaltung bzw. ein Mindset in der Organisation, die in der Unternehmenskultur und grundlegenden Arbeitsweisen verankert werden muss.
Folgende Elemente umfasst eine erfolgreiche Umsetzung: 

Die sieben Elemente einer erfolgreichem Umsetzung von OPEX; Quelle: Staufen.ValueStreamer GmbH

1. Vorbereitung & Planung

• Analysieren Sie Ihre aktuellen Geschäftsprozesse im Detail und identifizieren Sie Abläufe mit Optimierungspotenzial.

• Definieren Sie ein klares Zielbild, das mit den übergeordneten Zielen der Organisation im Einklang steht.

• Wählen Sie die Optimierungsmethode, die Ihren Anforderungen entspricht.

• Planen Sie das Vorgehen und starten Sie phasenweise in einem Pilotbereich – je größer die Organisation, desto anspruchsvoller ist ein gleichzeitiges Roll-out über alle Bereiche hinweg.
  
  

 2. Schulung der Führungskräfte 

Stellen Sie sicher, dass sich die Führungskräfte an die neue Rolle anpassen, diese trainieren und sukzessive annehmen.

Führungskräfte nehmen die Rolle ein als:

• Stakeholder für Change
• Vorbilder für Mitarbeiter in Sachen Operativer Exzellenz
• Mentoren für die Mitarbeiter in Sachen Operativer Exzellenz 

3. Befähigung der Mitarbeiter

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern durch Selbsterkenntnis zu lernen.
Dies geschieht in speziellen Lernsituationen, in welchen die Mitarbeiter die Prinzipien sowie Tools der gewählten Optimierungsmethode eigenständig anwenden.
Währenddessen interagieren sie mit den Führungskräften, erhalten Feedback und werden gecoacht.

4. Messung des Fortschritts

Tracken Sie kontinuierlich den Fortschritt im Pilotbereich. Sobald erste Erfolge erzielt werden, kann das OPEX-Programm in klar strukturierten Phasen auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden.

5. Einbeziehung aller Beteiligten

Gewährleisten Sie, dass das Wissen nach dem Prinzip des Schneeballsystems durch die gesamte Organisation – sowohl in die Breite als auch in die Tiefe – getragen wird, sodass alle Mitarbeiter in den Implementierungsprozess eingebunden sind.

6. Kontinuierliche Optimierung

Erfassen Sie in regelmäßigen Abständen die Fortschritte und Ergebnisse der Implementierung, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Dies stellt sicher, dass Sie optimale Ergebnisse erzielen und die festgelegten Ziele erreichen.


7. Kulturwandel

Operative Exzellenz ist im umgesetzten Zustand ein Mindset bzw. ein Kulturelement.
Somit ist einer der wichtigsten und erfolgskritischsten Aspekte für die effektive Umsetzung von Operational Excellence der Kulturwandel innerhalb der gesamten Organisation.
Es muss eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung etabliert werden.
Dies bedarf einer tiefgreifenden, langwierigen Transformation der Haltung, Weltanschauung und den angewandten Methoden bei Führungskräften sowie Mitarbeitern. Neue Verhaltens- und Bewältigungsmechanismen müssen erlernt und verinnerlicht werden.
In der Regel bedarf dieser Prozess einer Begleitung von außen, um eine objektive Perspektive zu gewährleisten und den Übergang zu unterstützen.

5. Operational Excellence und DIgitalisierung 

Der Einsatz digitaler Werkzeuge zur Verbesserung operativer Prozesse erweist sich in einer immer komplexer werdenden Arbeitswelt als äußerst sinnvoll.
Denn digitale Tools ermöglichen es Organisationen, Verschwendung und Ineffizienz effektiv zu beseitigen. Gleichzeitig werden Agilität, verbesserte Kommunikation und optimale Zusammenarbeit gefördert.

Bei der Durchführung der OPEX-Methoden erleichtert die unterstützende Verwendung einer Software die Implementierung enorm, denn: diese setzt genau dort an, wo die Methoden in analoger Form an ihre Grenzen stoßen.
Doch die bloße Digitalisierung der Methodik ist nicht ausreichend – viel wichtiger ist, dass das zugehörige Mindset vorhanden ist. 

Wie digitale Tools sie bei der Erreichung von Operativer Exzellenz unterstützen 

Die unterstützende Nutzung einer Software ermöglicht es einerseits, Prozesse zu standardisieren, die Qualität zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Andererseits können digitale Werkzeuge dabei helfen, die strategische Denkweise von OPEX in der Unternehmenskultur zu verankern.
Zum Beispiel indem ein funktionierendes Leadership-Framework, das auf kontinuierliche Verbesserung und das konsequente Streben nach Spitzenleistung abzielt, digital unterstützt wird. Dies wäre u.a. über digitales Shopfloor Management im Lean-Kontext möglich.

1. Beseitigung ineffizienter Prozesse

Der Einsatz einer Software ermöglicht es, Datensilos und -gräben zu überwinden. Dadurch kann bis zu 100% manueller Aufwand eingespart werden.
Durch das Aktualisieren von Arbeits- und Prozessanweisungen auf Knopfdruck entfallen zudem Abläufe, die im Lean Management als Verschwendung betrachtet werden.

2. Förderung von Zusammenarbeit, Kommunikation & Mitarbeiterengagement

Neben Prozessen fokussiert OPEX insbesondere die Menschen dahinter. Somit sollen digitale Tools zur Unterstützung der Mitarbeiter eingesetzt werden und eine optimale Organisation der Zusammenarbeit ermöglichen.
Die Software soll Standards schaffen, anleitend durch Abläufe führen und die Kommunikation erleichtern. Durch das aktive Einbringen von Wissen oder das angeleitete, aber eigenständige Lösen von Problemen wird die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.

3. Reduzierung der Fehlerquote

Historisches Wissen, wie funktionierende Problemlösungsansätze, trifft auf Echtzeit-Daten. Diese Kombination sorgt für umfassende Transparenz.
Dashboards, die für alle Beteiligten leicht zugänglich und verständlich sind, geben einen Echtzeit-Überblick über KPIs, Abweichungen oder den aktuellen Projektstatus. Dadurch werden Fehler oder Engpässe sofort erkannt und können mit Hilfe des gespeicherten Wissens mit wenigen Klicks behoben werden. 
Dies bildet das Fundament für Qualitätsverbesserungen und den KVP.

Fazit 

Operational Excellence und Digitalisierung sind eng miteinander verknüpft und verstärken sich gegenseitig.
Unternehmen, die beide Konzepte umsetzen, verschlanken nicht nur ihre Prozesse. Durch die Möglichkeit, datenbasierte Entscheidungen in Echtzeit zu treffen, sind diese Unternehmen besser in der Lage, wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristigen Erfolg zu erzielen. 

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