Effiziente Kommunikation: die Basis für erfolgreiche Zusammenarbeit

Die Geheimnisse echter Zusammenarbeit - Teil 1

Maximale Performance durch zielgerichteten informationsfluss

Stellen Sie sich vor, Sie starten morgens Ihr Mailprogramm und der Posteingang ist leer: „Keine neuen Nachrichten“

Aufwachen, es war ein Traum!

Im normalen Geschäftsleben dürfte dies tatsächlich so gut wie nie passieren. Statistisch belegt sind 75 geschäftliche Mails je Mitarbeiter und Tag (Statista 2019). Von einem Kunden im Umfeld technischer Großprojekte ist uns ein Fall bekannt, bei dem der Projektleiter bis zu 600 Mails bekam. Täglich, wohlgemerkt.

Die technischen Möglichkeiten der elektronischen Post haben in den Unternehmen eine Kommunikationskultur gefördert, die Zeit und Ressourcen kostet – und die sich sehr störend auf die Effizienz der Zusammenarbeit auswirkt. Das Magazin Forbes bezifferte die Aufwände für diese E-Mail-(Un-)Kultur 2014 auf ca. 400 Milliarden Dollar. Das Problem dürfte seither, auch durch das Aufkommen von Messenger-Diensten wie Whatsapp, Threema & Co. nicht kleiner geworden sein. Reine Verschwendung von Zeit und Geld.

Die Mehrzahl der Mails im Tagesgeschäft hat mit gegenseitiger Abstimmung zu tun, mit Kollaboration. Deshalb wirkt sich der Informations-Tsunami negativ auf die Fähigkeit zu echter Zusammenarbeit aus. Und auf die Produktivität. Um den Laden am Laufen zu halten, werden spontan und unkoordiniert Meetings anberaumt, die wiederum Zeit kosten. Zeit, die anderswo fehlt.  

Auf den Punkt gebracht: Unternehmen kommunizieren falsch, um die Abwicklung ihres typischen Tagesgeschäftes sinnvoll und proaktiv zu organisieren. Mit fatalen Folgen. Denn neben der direkt messbaren Verschwendung an Zeit werden wertvolle Informationsflüsse aufgestaut, wird Zusammenarbeit erschwert. In einer Zeit, in der schnelle Informationsverarbeitung technisch möglich und für Unternehmen oftmals erfolgskritisch geworden ist, wirken sich solche selbst gemachten Barrieren negativ auf die Performance aus. Und damit auf die Wettbewerbsfähigkeit.

Am Ende des Tages geht es um die effektive und effiziente Weitergabe von Information, um Koordination und Kollaboration. Um Dinge wie Führung und Zusammenarbeit also. Die entscheidenden Engpässe liegen in der Kommunikation und in der Art, wie Arbeit erledigt wird. Im Fokus steht die Definition und Steuerung von Arbeit im Unternehmen, stehen Aufgaben, die der Wertschöpfung dienen.

Damit aber wird klar, dass Lösungsansätze überall greifen müssen. Auch und vor allem in den Bereichen, in denen Information fließt.

Wie sie Informationsflüsse optimieren

Viel ist derzeit davon die Rede, Daten seien das Öl der Zukunft. Das mag sein, ist aber nur ein Teil der Wahrheit. Denn um Daten zu analysieren und in komplexe Leistungen oder Produkte zu überführen, sind Informationen nötig. Das ist der Zusammenhang, in dem Wertschöpfung heute steht.

 

 

Aus diesem Blickwinkel betrachtet, gewinnt Information ganz entscheidend an Wert. Wert, den es zu stärken und zu managen gilt. Aus dem Lean Management kennen wir die Methode des Wertstrom-Designs, die einen starken Hebel bietet, um Werte zu erhöhen und Verschwendung zu eliminieren. Diesen Ansatz haben wir auf die Welt der Informationsflüsse übertragen und sind damit in der Lage, Information, Kommunikation und Kollaboration als entscheidende Werttreiber zu optimieren.

Das Ziel muss dabei immer sein, die Leistung der Prozesse und des Unternehmens zu messen und bei Bedarf zu verbessern. Heißt: Aufgaben zu koordinieren, Führung zu optimieren und echte Kollaboration zu ermöglichen. In allen Projekten und Prozessen.

Wer das richtig anpackt, wird dadurch nicht nur den täglichen E-Mail-Stau in seinem Posteingang vermeiden. Er wird entscheidend zur Wertsteigerung seines Unternehmens beitragen. 

 

Ihr Andreas Romberg

vom ValueStreamer-Team

 

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