Die 3 wichtigsten Faktoren für bessere Kommunikation in Organisationen

Die Gehemnisse echter Zusammenarbeit - Teil 2

Kommunikation verbessern - mit System

„Man kann nicht nicht kommunizieren!“
Nein, das ist keine unabsichtliche Dopplung der Negation, sondern eine Erkenntnis, die wir dem Psychologen Paul Watzlawick verdanken. „Aber man kann falsch kommunizieren“, könnte man mit Bezug auf die unternehmerische Praxis entgegnen. Tatsächlich ist „falsche“, also nicht zweckmäßig organisierte Kommunikation in vielen Unternehmen eine entscheidende Schwachstelle. Und eine Quelle von Verschwendung.Kommunikation gehört zu den wichtigsten Faktoren für die effiziente Gestaltung und Abwicklung des Tagesgeschäfts. Wer hier das Optimum erreichen will, sollte systematisch vorgehen und dabei insbesondere drei Zielgrößen im Blick haben: Erstens hohe Transparenz als Basis, zweitens eine passende Struktur bzw. Architektur der Kommunikation und drittens eine angemessene Taktung von Besprechungen. Aber der Reihe nach.

1. Transparenz

Kommunikation in Unternehmen sollte niemals zweckfrei sein, sondern sich auf einen fundierten und systematischen Austausch von Informationen fokussieren. Natürlich hat Kommunikation auch eine soziale Funktion als zwischenmenschliches Bindemittel, aber wir wollen uns hier auf die technisch-organisatorischen Aspekte konzentrieren. Auf das Arbeitssystem. Die handelnden Personen in einem solchen Arbeits- und Zusammenarbeitssystem müssen stets hinreichend über den Zustand und die Ergebnisse des Systems informiert sein. Ausgedrückt in Zahlen, Daten und Fakten – das ist mit Transparenz gemeint.

Transparenz heißt aber auch, dass die Informationen automatisch, ohne Medienbrüche und in Echtzeit aufbereitet werden. Und zwar so, dass sie für ein visuelles Management zur Verfügung stehen. Bedeutet: Man kann Abweichungen auf einen Blick erkennen und zeitnah handeln. Hier spricht man auch von einem Abweichungsmanagement, das anhand von Soll-Ist-Vergleichen Entscheidungen ermöglicht – die wiederum zu kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungen des Arbeitssystems, der Prozesse und Projekte führen.

2. Struktur

Kommunikation ist kein Selbstzweck, sondern gehört zu den wichtigsten Führungsaufgaben im Unternehmen. Je besser die Kommunikation strukturiert ist, desto erfolgreicher kann Führung sein. Das heißt aber auch, dass sich Stakeholder und Führungskräfte für Kommunikation engagieren müssen. Und zwar auf eine Weise, die über ein reines Commitment hinausgeht. Aktive Teilhabe (Moderation) und Gestaltungswille sind wichtige Faktoren.

Wie die Struktur der physischen Wertschöpfung, muss auch die Kommunikationsstruktur vom Kunden her geplant werden. Der steht stets im Mittelpunkt. Von diesem Punkt aus müssen effiziente Meetings zum Informationsaustausch realisiert werden, kaskadiert entlang der relevanten Prozesse/Projekte, auf Teilprozesse/Teilprojekte sowie auf Aufgabenebene heruntergebrochen. Das sorgt für Kommunikationseffizienz.

Die Effektivität der Kommunikation wird durch eine Kaskadierung der Meetings entlang der Linienfunktionen erreicht. Hierarchisch reicht das von den Fachteams auf Prozessebene bis hinauf ins Management. Hierbei werden gezielt Stolpersteine in der Zusammenarbeit (z.B. Ressourcenkonflikte, Schnittstellenprobleme etc.) identifiziert und gezielt durch Anpassungen im Arbeitssystem abgestellt. Stichwort: „Servant Leadership“.

Um die fast zwangsläufig entstehende Komplexität im Griff zu behalten, müssen die Ziele und Agenden der Meetings maßgeschneidert und möglichst überschneidungsfrei sein. Heißt: Die Inhalte müssen auf die verschiedenen Interessengruppen und Führungsgremien im Unternehmen zugeschnitten werden. Hierbei gilt: „Content is king.“

3. Taktung 

Die Wissenschaft postuliert, dass Systeme eigene Zeitbegriffe und -rhythmen haben (vgl. z.B. Rüdiger Safranski: Zeit, 2015). Man spricht in diesem Zusammenhang von Eigenzeiten, die mit Umgebung und Eigenschaften eines Systems zusammenhängen. Mit Blick auf Organisationen spreche ich vom Herzschlag oder Takt eines Arbeitssystems, die Führung und Zusammenarbeit ganz wesentlich prägen. In einer Behörde hat der Begriff „zeitnah“ eine andere Dimension als in einem IT-Startup. Kommunikation muss aber in jedem Fall funktionieren – auch und vor allem mit Blick auf ein zeitnahes Abweichungsmanagement. Auch innerhalb eines Unternehmens ergeben sich durchaus unterschiedliche Takte, jeweils in Abhängigkeit von Funktionen und Prozessen.

In der Produktion hat sich vielfach ein Tagestakt als passend erwiesen. Besprechungen nach dem oben skizzierten Muster finden in der Regel täglich statt. Entlang der kompletten Kaskade.

In den indirekten Bereichen wie beispielsweise der Entwicklung sind die Takte länger. Aus der Erfahrung vieler Projekte heraus schwankt der Takt zwischen wöchentlich (z.B. in der Entwicklung) und zweimal pro Woche (in den Servicebereichen). Gemeint ist wiederum die gesamte Prozess- und Linienkaskade.

Fazit

Transparenz – Struktur – Taktung: Die Eigenschaften eines guten Kommunikationssystems sind bekannt und benannt. Und trotzdem können Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit scheitern. Die Ursachen liegen oftmals in den Organisationen selbst begründet. Was das heißt und wie man damit umgeht, erfahren Sie im nächsten Post.

Bleiben Sie dran.

Ihr Andreas Romberg

vom ValueStreamer-Team